Final de la UEFA Europa League 2025
Cliente
Bilbao Ekintza
Proyecto
Diseño e implementación de un Plan de Movilidad Integral para el evento internacional, la «Final UEFA Europa League 2025» en Bilbao.
Objetivos
Gestión eficiente del movimiento de más de 100 autobuses de aficionados durante la final de la UEFA Europa League 2025 en Bilbao. El objetivo era evitar el colapso del sistema de movilidad urbana y garantizar una experiencia fluida para los 50 000 asistentes. La solución se implementó en solo dos meses y permitió la organización, automatización y supervisión de la llegada, estancia y salida de los vehículos, optimizando la asignación de las paradas de autobús, la generación de acreditaciones y el seguimiento en tiempo real.
Servicio Ingartek
Planificación, diseño y ejecución de un plan de tráfico personalizado y una solución tecnológica de movilidad en tiempo real para un evento de alta complejidad logística.
Trabajo realizado
Contexto
El Reto
La ciudad de Bilbao fue sede de la final de la UEFA Europa League 2025, un evento que atrajo a más de 50.000 aficionados, en su mayoría procedentes del Reino Unido. Este gran flujo de personas presentó un enorme reto logístico: gestionar de forma eficaz la llegada, estancia y salida de cientos de autobuses de aficionados, sin colapsar el sistema de movilidad urbana ni los accesos a los aeropuertos.
La solución requería una visión estratégica, tecnología robusta, coordinación institucional y ejecución impecable. En este contexto, Ingartek asumió el reto con una propuesta innovadora y transformadora: FanDepart.
Solución
Conscientes de la magnitud del evento y del limitado margen temporal para actuar, desde Ingartek diseñamos, desarrollamos e implementamos FanDepart, una plataforma digital creada en solo dos meses, incluyendo periodos vacacionales. El objetivo era claro: organizar, automatizar y supervisar la movilidad de los aficionados mediante una herramienta tecnológica centralizada, intuitiva y eficaz.
FanDepart se convirtió en el núcleo operativo de la movilidad de los autobuses de aficionados, permitiendo el registro por parte de agencias y touroperadores, la planificación anticipada de las rutas, la asignación inteligente de dársenas, la generación de acreditaciones y el seguimiento en tiempo real durante todo el evento.
Principales Funcionalidades y Resultados
La plataforma FanDepart demostró su efectividad con indicadores operativos claros:
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- 112 autobuses registrados y gestionados a través de la plataforma:
- 46 correspondientes a aficionados del Manchester United
- 66 de seguidores del Tottenham Hotspur
- Registro simple y automatizado, mediante un sistema accesible para agencias y touroperadores, con una interfaz amigable y multiidioma.
- Guía de usuario detallada distribuida con antelación para asegurar un uso correcto de la herramienta.
- Formación online personalizada para todos los operadores involucrados en la operativa (Mobility Makers, aeropuertos, responsables de parking, etc.).
- Webapp móvil y pantallas informativas, disponibles para usuarios y organizadores, que recibieron más de 4.300 visitas únicas tras la final.
- Algoritmo inteligente de asignación de dársenas, que procesó datos de aeropuertos, vuelos y horarios para ofrecer una logística de salidas ágil, ordenada y eficiente.
- 112 autobuses registrados y gestionados a través de la plataforma:
Tecnología de Control en Tiempo Real
El valor diferencial de FanDepart no solo estuvo en la planificación previa, sino también en el control y supervisión en tiempo real durante el evento. Para ello, Ingartek desplegó varias herramientas clave:
SuperAdmin Dashboard (Power BI)
Una solución visual y dinámica que ofrecía información operativa al instante:
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- Número de autobuses por club
- Horarios de llegada y salida
- Vuelos asociados
- Ubicaciones actuales de los vehículos
Este panel fue una herramienta crítica para los stakeholders, especialmente durante las horas de mayor carga operativa.
Parrilla de Asignación (Grid Visual)
Diseñada para ofrecer claridad y control, la parrilla de asignación funcionaba como un mapa visual de los recursos, mostrando las asignaciones de dársenas con 24 horas de antelación. Además, permitió ajustes manuales de última hora en caso de incidencias o retrasos.
VAPs: Vehicle Accreditation Passes
La plataforma generó de forma automática las acreditaciones de vehículos, optimizando el acceso a zonas restringidas. Los VAPs eran enviados por correo electrónico y también podían descargarse directamente desde la plataforma.
Sistema de Soporte (Zendesk)
FanDepart integró un sistema de atención al usuario basado en Zendesk, mediante el cual se gestionaron 27 tickets de soporte técnico y operativo, resolviéndose todos con eficacia.
Coordinación Institucional y Éxito Operativo
Uno de los factores clave del éxito fue la excelente coordinación con otras entidades implicadas en el operativo de movilidad:
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- Bilbao Ekintza, como actor local clave en la planificación urbana.
- UEFA, como organizador principal del evento.
- Empresas de transporte y agentes de seguridad locales.
La comunicación fluida, el uso compartido de datos en tiempo real y la alineación estratégica permitieron ejecutar un dispositivo sin incidencias mayores, cumpliendo con los estándares europeos de eventos masivos.
Conclusiones y Lecciones Aprendidas
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- FanDepart demostró ser una herramienta eficaz, flexible y escalable para la gestión de la movilidad urbana en eventos deportivos de gran envergadura.
- El desarrollo completo en solo 2 meses refleja la capacidad de respuesta y agilidad tecnológica de Ingartek ante desafíos complejos y urgentes.
- La solución permitió evitar colapsos, mejorar la experiencia del aficionado y reforzar la imagen de Bilbao como sede organizadora.
- Como mejora futura, se plantea:
- Incorporar nuevas funcionalidades de análisis predictivo y geolocalización avanzada.
- Desplegar un equipo de Mobility Makers en campo equipado con tablets.
- Potenciar la usabilidad de la app móvil para una experiencia aún más fluida.
