EPCR Rugby Finals 2026

Trabajo realizado

Las EPCR Rugby Finals 2026, celebradas en Bilbao, reunieron durante un mismo fin de semana a más de 95.000 aficionados y aficionadas internacionales, equipos, operadores y personal organizativo. La complejidad logística del evento exigía coordinar de forma eficiente la movilidad de autobuses, autocaravanas, personas con movilidad reducida (PMR) y asistentes procedentes de distintos aeropuertos, garantizando una operación fluida y una experiencia satisfactoria para todos los usuarios.

Tras el éxito obtenido en la gestión de la movilidad de la final de la UEFA Europa League, Ingartek volvió a asumir un papel clave en la planificación y coordinación del operativo, desplegando una nueva evolución de FanDepart, una plataforma digital diseñada para centralizar toda la gestión de la movilidad del evento.

El Reto

La celebración de las finales planteaba importantes desafíos operativos:

• Coordinar la llegada y salida de decenas de autobuses y cientos de autocaravanas sin generar congestión en los accesos al estadio.
• Integrar la operativa de cuatro aeropuertos con los diferentes servicios de transporte.
• Gestionar la movilidad de personas con movilidad reducida garantizando la accesibilidad durante todo el evento.
• Proporcionar información actualizada tanto a operadores como a aficionados.
• Coordinar a todos los agentes implicados mediante una única herramienta de gestión.
• Reducir la carga operativa y minimizar incidencias durante los momentos de mayor afluencia.

Para responder a este reto, Ingartek desplegó una nueva versión de FanDepart, consolidando la plataforma como un ecosistema digital capaz de gestionar de forma integral la movilidad de un gran evento internacional.

1. Un único centro de control para toda la operación

FanDepart centralizó toda la gestión de la movilidad en una única plataforma, permitiendo coordinar desde un mismo entorno la operativa de autobuses, autocaravanas, acreditaciones, aeropuertos, accesibilidad y comunicación con los asistentes.

Gracias a esta visión unificada, organizadores, operadores y equipos de movilidad trabajaron con información compartida y actualizada en tiempo real, mejorando la coordinación entre todos los agentes implicados y reduciendo significativamente los procesos manuales.

2. Planificación inteligente y gestión en tiempo real

La plataforma automatizó la planificación de las operaciones mediante algoritmos de asignación de dársenas, planificación de horarios y monitorización continua de la actividad.

Además, integró la información procedente de los cuatro aeropuertos vinculados al evento y proporcionó cuadros de mando operativos que permitían visualizar en tiempo real el estado de los autobuses, la ocupación de las dársenas y la evolución de toda la operación.

Esta capacidad permitió anticiparse a posibles incidencias, optimizar los recursos disponibles y garantizar un funcionamiento ordenado durante todo el fin de semana.

3. Una movilidad pensada para mejorar la experiencia del aficionado

Más allá de la coordinación operativa, FanDepart también se diseñó para facilitar la experiencia de los asistentes.

La plataforma incorporó un panel público de información con horarios y puntos de salida actualizados en tiempo real, un sistema de comunicaciones multilingüe y un servicio centralizado de atención al usuario mediante Zendesk.

Asimismo, se desarrolló una gestión específica para personas con movilidad reducida (PMR), coordinando plazas de aparcamiento, información sobre accesibilidad y asistencia personalizada durante el evento, garantizando una experiencia inclusiva para todos los asistentes.

Resultados

La operación confirmó la capacidad de Ingartek para gestionar la movilidad de grandes eventos internacionales mediante soluciones digitales escalables y una coordinación operativa eficiente.

Los principales resultados obtenidos fueron:

• 79 autobuses coordinados a través de la plataforma.
• 281 autocaravanas gestionadas durante el evento.
• 284 usuarios y empresas registradas en FanDepart.
• 22 dársenas operativas coordinadas en tiempo real.
• 4 aeropuertos integrados en la planificación de la movilidad.
• 39 plazas PMR gestionadas para garantizar la accesibilidad.
• 130 solicitudes de soporte atendidas con una tasa de resolución del 100 %.
• Despliegue de un sistema de información pública multilingüe y acreditaciones digitales automatizadas.
• Operativa desarrollada sin incidencias relevantes, garantizando una movilidad eficiente y una experiencia satisfactoria tanto para organizadores como para aficionados.